Toți avem 24 de ore, de multe ori încercăm să îndesăm cât mai multe activități în ele. Uneori ne iese, alteori pare că timpul nu are răbdare cu noi, trece mult prea repede. Dacă analizăm însă pe ce pierdem această resursă, e posibil să ne dăm seama că am putea fi mai parcimonioși cu ea, că multe din acțiunile noastre cotidiene nu merită mai mult de 10% din cât timp le acordăm. Avem cu toții câteva situații în care pare că nu suntem prea atenți la ce facem în fiecare zi, cât de eficienți suntem.
“Nu lăsa pe mâine ce poți face azi, lasă pe poimâine, poate nu mai e nevoie”, iată un îndemn pe care l-am auzit sau folosit de mai multe ori; acesta ne conduce însă către un mindset mai puțin productiv.
“Până când trebuie să facem acest raport? Până ieri!” sau “Cât de repede posibil!” – iată un tip de replici care ne creează senzația că totul este urgent, că a lucra sub presiune constantă este normal.
Cum putem însă să ne gestionăm mai bine timpul și să facem ce avem de făcut la timp și cu eforturile corecte? Am pus aici câteva idei:
Să ne planificăm timpul productiv
Când suntem mai productivi? Unele studii spun că între 10 și 12 dimineața. Pentru alții, alte momente din zi sunt mai prolifice. În acele intervale e bine să facem acele activități care sunt mai complexe, care ne cer mai multă concentrare. Nu vom termina totul în două ore, mai ales când e vorba de proiecte mai dificile. Însă măcar punem o cărămidă la bază, începem de undeva. Când ne vom obișnui ca în acele două ore să facem ce e mai important și cu impact, ne va intra în rutină și vom avea cele două ore dedicate acestor activități importante.
Să ne facem o listă de priorități
Ce e urgent – cu cât vom planifica mai bine, cu atât vom avea mai puține urgențe.
Ce ne aduce valoare și are impact în activitatea noastră.
Ce nu ne aduce valoare, nu are impact – la acestea e bine să renunțăm.
Ce trebuie să fac azi / săptămâna aceasta: săptămâna viitoare / luna aceasta.
În 10 minute, la începutul zilei, ne putem concentra pe o astfel de listă.
Multitasking-ul nu este o soluție
Cercetările ne spun că nu avem capacitatea de a face mai multe activități în același timp, nu din cele care cer atenție, concentrare, ascultare, creare. Nu putem citi și asculta pe cineva în același timp, nu suntem atenți la nimic, deși avem senzația că am fi. Mai mult, se pare că astfel de încercări de a face mai multe în paralel ar dăuna creierului nostru. Prin urmare, dacă citim un raport, e bine să fim acolo 100%. Dacă vorbim cu cineva din echipă, să fim atenți la conversație. Deci nu multitasking ci câte un task, pe rând.
Să ne concentrăm
E din ce în ce mai greu să stăm concentrați pe o activitate. Alertele de pe telefon, social media, întreruperile de pe platforme precum Teams, Skype, ne-au creat obiceiul de a ne fragmenta activitatea foarte des. Studiile arată că aceste întreruperi ne fac mai puțin eficienți deoarece creierul nostru are nevoie de timp ca să se întoarcă la ceea ce făcea înainte.
Să facem și pauze
Când planificăm, e bine să avem grijă să punem și câteva minute de pauză în agendă. În acele minute putem să ieșim până afară, să ne uităm pe fereastră, să bem un ceai, să ne gândim la ceva ce ne deconectează, să ascultăm ceva care ne relaxează.
Să luăm notițe
Ideile vin uneori când nu ne așteptăm. E bine să ne facem un obicei din a le nota în telefon, la Notes, sau din a avea un carnețel cu noi în care să le scriem. Le explorăm apoi, mai târziu, când avem timp.
Unele funcționează mai bine pentru unii, altele pentru alții. E de dorit să ne găsim fiecare ce ni se potrivește. Uneori vrem să ne răsfățăm, avem nevoie și de așa ceva; alteori, e util să ne gândim la cât de mult merită să ne pierdem vremea îngrijorându-ne, ascultând la nesfârșit oameni energofagi, bârfe, știri care au ca scop creșterea audienței, emisiuni care nu contribuie deloc la creșterea IQ-ului.”
Weekly Inspiration scris de Georgeta Dendrino.