Cadranele priorităților, sau matricea lui Eisenhower, cum se mai numesc ele, sunt probabil cel mai cunoscut și cel mai puțin folosit instrument clasic de gestionare a timpului și a productivității. Cel mai puțin folosit în mod structurat, vreau să spun. De când țin cursuri de time management sau eficiență personală – și s-au strâns ceva ani – am întâlnit o singură persoană care să spună că le folosește în mod regulat și ”cu creionul pe hârtie”. În schimb, cei mai mulți participanți răspund da când îi întreb dacă au auzit de ele și constată, după ce intrăm în detalii, că le folosesc în mod intuitiv.
Instrumentul presupune să lucrăm cu două axe, conform criteriilor după care putem să prioritizăm o sarcină – cât de urgent și cât de important este ca ea să fie realizată. Astfel rezultă patru cadrane și respectiv patru strategii de abordare: urgent și important – fă-o acum; neurgent și important – planific-o; urgent și neimportant – deleag-o sau cere ajutorul; neurgent și neimportant – elimin-o.
Este destul de clar că putem să folosim cadranele priorităților din mers, adaptându-le la dinamica unei zile și a sarcinilor ce apar pe parcurs. De aceea nu mă miră că nu am întâlnit oameni care să își înceapă dimineața desenând conștiincios cele patru pătrate și completându-le cu sarcinile din lista ”to do”. Le văd însă o aplicabilitate mai largă și foarte relevantă ca instrument de analiză retrospectivă. Ce vreau să spun cu asta? Vi s-a întâmplat să aveți momente în care părea că nu mai știți pe ce să puneți prima dată mâna, că sunteți mereu pompierul de serviciu și că nu vă mai rămâne timp pentru voi? Dacă da, un astfel de moment este perfect ca să trageți aer în piept, să faceți un pas în spate și să folosiți cadranele. Cum anume?
Este suficient să ne gândim la ultima perioadă – să zicem 3-4 săptămâni – și să facem o listă a lucrurilor pe care s-a dus timpul nostru. Nu o listă exhaustivă, ci una onestă. Apoi le trecem în cadranele respective, conform celor două criterii. Cât de urgent și cât de important a fost, la momentul la care le-am făcut? Este probabil că vom constata că primul cadran (urgent – important) și al treilea (urgent – neimportant) au fost excesiv de aglomerate. De asemenea, este probabil că în cel de-al doilea (neurgent – important), a cam bătut vântul. Deja din această primă analiză se pot întrevede niște soluții pe termen mediu, care să ne scoată din rotița de șoricel a operaționalului. Poate este nevoie să planificăm mai mult, inclusiv în zona personală. Poate ajută mai multă asertivitate și negociere pentru a ne proteja mai bine cadranul al doilea și a mai elibera cadranul al treilea. Poate trebuie să adoptăm o metodă de a măsura și a controla timpul pe care ni-l fură rețelele sociale sau serialele vizionate cu găleata. Cu cât mai atent facem analiza, cu atât sunt șanse mai mari să găsim tactici concrete care să ne ajute cu adevărat să avem mai mult control, pe cât este posibil, asupra celei mai prețioase resurse a vieții noastre.
Weekly Inspiration scris de Alina Doica.