”Plus les choses changent, plus elles restent les mêmes” e un citat a cărui validitate o putem testa în multe ipostaze din viața noastră. Dar dacă ar fi să aleg o zonă în care acest panseu și-a demonstrat recent justețea, aceasta ar fi cea a ședințelor. În ultimii doi ani s-au schimbat multe în modul în care mulți dintre noi lucrăm și colaborăm. În mod paradoxal, pandemia ne-a constrâns să ne eliberăm de constrângeri. Ne-a eliberat de constrângerile de spațiu și timp date de folosirea simultană de către toți a „biroului” sau a „sediului”.
Ședințele, fie că le ziceam așa sau meetings, reunions, jour fixe (depinde de companie), au continuat, firesc, să existe ca un spațiu necesar pentru informare, schimb de idei și luare de decizii. Dar ele s-au transformat dramatic, chiar și numele folosit nu mai e același. Acum zicem că avem un „Zoom” sau că intrăm într-un „Teams”. Unii de acasă, alții de aiurea, unii de la birou intrăm într-un spațiu virtual, ne auzim, ne vedem, putem vedea același lucru, putem să ne împărțim în subgrupe de lucru fără să mai verificăm că sala X e ocupată de Y de la ora 3 și tot nu a terminat. În plus, acum avem instrumente virtuale de lucru care ne permit să punem câte postit-uri vrem , să scriem pe câte flipchart-uri vrem, fără să mai avem grija că se termină pereții, hârtia sau că ne ceartă admin-ul că iar am stricat pereții cu adezivi de hârtie.
Mulți dintre noi nu mai pierdem timp cu drumul spre birou, nu ne mai stresăm în trafic la fel, avem frigiderul lângă noi, ce să mai zicem, e minunat! Da, începe să sune a ironie, pentru că în discuțiile cu foarte mulți oameni , din diferite organizații, lucrurile nu par așa, ba chiar, culmea, pare că nu s-a schimbat nimic. Percepțiile sunt aceleași, ședințele sunt lungi, prea multe, discuțiile nu foarte productive sau relevante și ce să vezi, PowerPoint-ul nu a murit, e în continuare rege. Iată cum, în ciuda tuturor schimbărilor, pare că nu s-a schimbat nimic.
Și atunci, ne putem întreba ce anume nu s-a schimbat? Primul răspuns reflex îl primeam și înainte de pandemie și cred că, deși e doar o parte din multitudinea de cauze, nu e deloc cel mai important: nu avem agenda clară și nici aia nu se respectă. Desigur, agenda unei ședințe e un element important, ne dă o structură, o ordine și invită (deși nu toți răspund la invitația asta) la o anumită disciplină a discuțiilor.
Cred că o bună metodă de a descoperi cauzele rădăcină ale problemei este să ascultăm ce ne zicem și ce zic ceilalți după întâlniri. Și da, trăim într-o cultură în care ”lumea” vorbește mai ales după, dar dacă vrem să auzim o putem face. Și iată ce am putea auzi: „Până la urmă de ce am stat atât timp aici?”, „Și cum a rămas cu…?”, „Ce facem mai departe?”, „Eu de ce eram acolo?”, „Nu era mai bine să dea un mail?”, „Trebuia să pregătim ceva?”, „Mamă cât vorbește ăsta/asta!”, „Cutărescu de ce o fi venit?”, „Iarăși citim un PPT.”, „Numai unii vorbesc, restul tac și bârfesc după.”, „La ora asta să pui ședința?!”
Pentru ca ședințele să nu mai creeze astfel de percepții și să devină eficiente, nu e nevoie doar de o agendă formală, ci mai degrabă de o serie de întrebări esențiale al căror răspuns determină acțiunile necesare.
Care este scopul ședinței/întâlnirii? La finalul ședinței: vom rezolva o problemă, vom lua o decizie, vom avea aceeași informație pe un subiect, vom genera idei noi etc. Răspunsul la acestă întrebare poate determina și dacă ședința e cel mai bun mijloc sau singurul pentru a atinge obiectivul.
Cine trebuie să participe, de ce și cum contribuie la atingerea scopului? Răspunsul la această întrebare poate elibera calendarul unora, elimina frustrările altora și crea senzația autentică de contribuție și utilitate a celorlalți.
Cum lucrăm împreună la atingerea scopului și ce e nevoie să pregătim înainte? Răspunsul la aceste întrebări ne poate da soluții diferite de abordare, ne poate scoate din clișeul PPT-ului și al discuțiilor libere și ne încurajează să folosim instrumente diferite de lucru. Ședința este un proces de colaborare, și dacă ”agenda” conține nu doar ce, ci și cum lucrăm, aceasta poate ajuta mult la eficiența întâlnirii.
Cred că atâta timp cât toate aceste întrebări nu au un răspuns clar, indiferent de schimbările de tehnologie și spațiu, lucrurile vor părea că s-au schimbat mult, dar că au rămas la fel în ședințele de lucru.
Weekly Inspiration scris de Lucian Mihai.