În pauza cursului verificam pe telefon mesajele primite. În fundal auzeam o conversație între câțiva participanți, căreia nu îi dădeam atenție. Părea că tonul se ridică, semn că se stârniseră niște emoții, dar pentru că era însoțit de glume, părea totuși gestionat elegant.
La un moment dat am auzit ceva care mi-a atras atenția și m-am oprit brusc din ce făceam.
„Am ajuns să fac karaoke PowerPoint”, spuse unul, vădit nemulțumit de situația în care fusese pus de un coleg. Am ridicat privirea amuzat și curios, iar văzând asta, acesta îmi explică imediat: — Nu știi ce e karaoke PowerPoint? E atunci când te trezești că trebuie să prezinți câteva slide-uri adăugate de altcineva la prezentarea ta, iar tu le vezi pentru prima dată. Nu știi nimic despre ele, exact ca la karaoke când nu cunoști versurile și le descoperi pe loc.
Mi s-a părut genială analogia și am râs.
După curs, mi-am amintit din nou de discuția din pauză și, pe drum, mă gândeam că, dacă deja există un nume amuzant pentru astfel de situații, probabil că nu sunt chiar rare. Eram curios cum, în acea situație specifică, s-a ajuns acolo. Aparent, era vorba de o clasică serie de erori de comunicare și de neatenție, însoțite de celebra presupunere că ceilalți colegi știu ce știi și tu — pentru că fie au primit un mail, fie parcă fuseseră în ședința în care se discutase asta. Colegul care inserase slide-urile în prezentarea celuilalt era convins că acesta nu doar știa de prezența lor, dar și ce conțineau.
E fascinant să vezi cum astfel de fenomene se repetă și capătă dimensiuni tot mai mari cu cât organizația este mai mare. Avem cu toții senzația că, dacă am spus sau am scris ceva, dacă noi am aflat o informație comunicată formal pe un canal sau altul, atunci toți ceilalți ar trebui să știe.
Cred că un concept util pentru a preveni, dar și pentru a gestiona mai bine astfel de situații, este să presupunem mereu că într-o echipă mai mare — și mai ales între echipe sau departamente — va exista întotdeauna o asimetrie a informațiilor. Informația distribuită asimetric este un dat, chiar dacă avem mailuri, mesaje, telefoane și ședințe. Cantitatea de informații este mult mai mare decât capacitatea noastră de a o absorbi în întregime.
Dacă plecăm de la această presupunere, vom încerca mai des să verificăm ce și cât știu ceilalți — fie la începutul unei ședințe, la mijlocul unui proiect sau la începutul unei prezentări. Nu este o garanție că astfel de situații nu se vor mai întâmpla, dar sigur nu vom mai presupune la fel de ușor că „s-a spus”, „se știe” sau „toată lumea știe asta”.
Eram curios: voi ați auzit de karaoke PowerPoint sau ați întâlnit/experimentat situații similare?
Weekly Inspiration scris de Lucian Mihai.