Pe tine ce te enervează într-un mail?

Englezii au o expresie simpatică pentru acele lucruri mărunte care ne enervează – ”pet peeve”. Te pot enerva oamenii care vorbesc tare la telefon în autobuz, cafeaua slabă sau reclamele la detergenți, paleta este deosebit de largă. Când vine vorba de comunicarea prin e-mail, am constat că aceleași 3-4 lucruri tind să ne enerveze pe toți. Care ar fi ele?

Caps Lock și semnele exclamării sau ale întrebării

De fiecare dată când întreb, primesc același răspuns – majusculele transmit agresivitate într-un mesaj scris. Este un exemplu foarte bun de discrepanță între intenția mesajului și cum este el primit. De cele mai multe ori, expeditorul dorește să sublinieze importanța unor cuvinte sau fraze, dar majusculele nu sunt cea mai potrivită alegere, pentru că par echivalentul în scris al unui ton ridicat, agresiv. La fel și semnul exclamării – dacă este folosit în exces nu transmite consternare, ci furie sau, pe alocuri, sarcasm. Semnul întrebării repetat întărește inutil o interogație, transformând-o în interogatoriu. Toate aceste semnale sunt neplăcute în scris, care este un mediu sărac în indicii non-verbale și face emoțiile puternice să inflameze spiritele mult mai repede și poate mai grav decât într-o conversație.

Excesul de Reply all, Cc și Bcc

Fiecare dintre aceste butoane are utilitatea lui, într-un context specific. Dar a da Reply All cu ”Mulțumesc”, de exemplu, încarcă inutil căsuțele electronice deja suprasolicitate ale colegilor. De asemenea, să o spunem deschis, Cc și Bcc se folosesc de multe ori pentru a pune presiune pe destinatar sau, respectiv, pentru a justifica diverse activități ale expeditorului, iar asta nu este nici productiv, nici profesionist.

Lipsa liniei de subiect sau o linie de subiect fără legătură cu conținutul mesajului

Mai rar în vremea din urmă, e drept, dar la fel de enervant când se întâmplă, lipsa liniei de subiect nu doar îl obligă pe destinatar la un efort suplimentar, dar pentru expeditor reprezintă pierderea unei șanse. Subiectul mailului este singura parte a mesajului nostru despre care putem fi siguri că va fi citită, așadar de ce să irosim această ocazie de a promova mesajul, sau de a transmite concis informația? Cât despre neconcordanța între subiectul mailului și restul mesajului, este la fel cu a deschide un colet pe care l-ai comandat online și a constata că ai primit un produs cu totul diferit de ce îți doreai.

Mesajele lungi și neclare

Cu siguranță undeva în top 5 ”pet peeves” electronice se află și comunicarea stufoasă. Un mesaj lung, fără paragrafe, ortografie și punctuație potrivite va fi un chin pentru destinatar – asta dacă binevoiește să îl parcurgă până la capăt. Și știm cu toții cât de bine stăm la capitolul bunăvoință și răbdare, dacă ne uităm în agenda noastră zilnică, fără a mai vorbi de inbox. Așadar bold pentru cuvintele cheie, bullets, paragrafe și subtitluri, sau atașarea mesajului și un scurt paragraf de rezumat în corpul mailului ar putea fi soluții la dilema noastră de comunicare: ”Cum transmit un mesaj mai lung sau mai complex?”

Desigur că toate aceste lucruri ne enervează la alții, le-am adus în discuție doar pentru a ne pune de acord că ne irită aceleași lucruri. Sau? Din seria ”ce ție nu-ți place, altuia nu-i face”, o privire discretă în propria ogradă poate fi de folos amprentei noastre electronice.